在香港，公司更换董事是一项常见的业务活动。当公司需要更换现有董事或增加新的董事时，必须按照香港特别行政区的相关法规和程序进行操作。本文将介绍在香港公司更换董事时需要提交的文件。
首先，根据香港公司条例，公司必须在公司注册处提交一份特别通知书（Notice of Change of Director）来通知公司注册处有关董事的更换。这份通知书必须由公司秘书签署，并在董事更换后的14天内提交给公司注册处。特别通知书中需要包含以下信息：
1. 公司名称和注册号码：特别通知书必须清楚地标明公司的全名和注册号码，以确保准确性和可识别性。
2. 更换董事的详细信息：特别通知书必须包含被更换董事的全名、身份证件号码、国籍、住址和出生日期等详细信息。如果是增加新的董事，还需要提供新董事的相关信息。
3. 更换董事的生效日期：特别通知书必须明确指出董事更换的生效日期。通常情况下，这个日期应该是特别通知书提交给公司注册处的日期。
除了特别通知书，公司还需要提交一份董事任命书（Consent to Act as Director）。这份文件必须由新任董事签署，并在董事更换后的14天内提交给公司注册处。董事任命书中需要包含以下信息：
1. 公司名称和注册号码：董事任命书必须清楚地标明公司的全名和注册号码，以确保准确性和可识别性。
2. 新任董事的详细信息：董事任命书必须包含新任董事的全名、身份证件号码、国籍、住址和出生日期等详细信息。
3. 董事任命的生效日期：董事任命书必须明确指出董事任命的生效日期。通常情况下，这个日期应该是董事任命书提交给公司注册处的日期。
此外，如果公司更换董事涉及到股东的变动，公司还需要提交一份股东决议书（Shareholders' Resolution）。股东决议书必须由公司股东签署，并在董事更换后的14天内提交给公司注册处。股东决议书中需要包含以下信息：
1. 公司名称和注册号码：股东决议书必须清楚地标明公司的全名和注册号码，以确保准确性和可识别性。
2. 董事更换的详细信息：股东决议书必须明确指出董事更换的详细信息，包括被更换董事的全名和新任董事的全名。
3. 股东决议的生效日期：股东决议书必须明确指出股东决议的生效日期。通常情况下，这个日期应该是股东决议书提交给公司注册处的日期。
需要注意的是，以上提到的文件必须以英文填写，并且必须符合香港公司注册处的要求。如果文件填写不完整或不符合要求，可能会导致董事更换的延迟或无效。
总结起来，香港公司更换董事需要提交的文件包括特别通知书、董事任命书和股东决议书。这些文件必须按照香港特别行政区的相关法规和程序进行填写和提交。公司在进行董事更换时，应该确保文件的准确性和完整性，以避免不必要的麻烦和延误。
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